Dalam proses akuisisi atau merger, para Advokat sering menghadapi banyak dokumen dan informasi sensitif. Salah satu hal paling krusial adalah bagaimana mengelola dan melindungi data pribadi, mulai dari milik pelanggan, karyawan, maupun pihak ketiga selama proses due diligence.
Dari sini, sering muncul pertanyaan, mulai dari data mana yang boleh dibagikan, bagaimana menjamin kerahasiaannya, dan bagaimana mengurangi risiko hukum jika terjadi kebocoran. Artikel ini membahas tanggung jawab advokat dalam mengelola data pribadi, mulai dari evaluasi kepatuhan perusahaan target, penyusunan NDA, pembatasan data, penggunaan data room, hingga pencatatan dan dokumentasi proses.
Apa itu Data Pribadi?
Menurut UU No. 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP):
Data pribadi adalah data tentang orang perseorangan yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi secara tersendiri atau dikombinasi dengan informasi lainnya baik secara langsung maupun tidak langsung melalui sistem elektronik atau nonelektronik.
Dalam konteks due diligence, data pribadi bisa berupa:
- Informasi pelanggan: nama, alamat, nomor identitas, riwayat transaksi
- Data karyawan: gaji, riwayat pekerjaan, nomor rekeningInformasi pihak ketiga yang terkait operasi perusahaan target
Perlu ditekankan bahwa pengelolaan data dengan benar sangat penting. Oleh karena itu, advokat harus memperhatikan bagaimana data dikumpulkan dan disimpan sejak awal. Berikut ini tanggung jawab advokat yang perlu diperhatikan dalam mengelola data pribadi selama proses due diligence:
Evaluasi Kepatuhan Perusahaan Target
Langkah pertama dalam due diligence adalah memastikan perusahaan target sudah mengelola data sesuai UU PDP. Lawyer perlu meninjau beberapa hal penting, seperti:
- Cara pengumpulan data dari pelanggan, karyawan, maupun pihak ketiga.
- Penyimpanan dan keamanan data agar informasi tetap terlindungi.
- Persetujuan subjek data sebelum informasi diproses.
Evaluasi ini membantu advokat mendeteksi risiko sejak awal, sehingga klien bisa membuat keputusan investasi dengan lebih aman.
Penyusunan dan Penegakan NDA
Setelah menilai kepatuhan, advokat harus memastikan adanya NDA (Non-Disclosure Agreement) yang jelas dan mengikat. NDA ini berfungsi sebagai perlindungan hukum, baik bagi klien maupun perusahaan target. Isinya biasanya meliputi:
- Batasan jenis data – hanya data tertentu yang boleh diakses sesuai kebutuhan.
- Tujuan penggunaan data – data digunakan khusus untuk due diligence, bukan kepentingan lain.
- Sanksi pelanggaran – aturan tegas jika terjadi kebocoran atau penyalahgunaan data.
Dengan NDA, seluruh pihak merasa lebih aman karena ada kepastian hukum yang mengikat.
Menyembunyikan Identitas dan Pembatasan Data
Tidak semua data pribadi perlu dibuka lebar-lebar. Advokat harus bijak menentukan informasi mana yang relevan dan mana yang sebaiknya dilindungi. Contohnya:
- Menyembunyikan atau mengaburkan identitas pelanggan agar informasi sensitif tidak terlihat langsung
- Membatasi akses hanya kepada pihak tertentu
Strategi ini membantu menjaga privasi subjek data sekaligus mengurangi potensi risiko hukum.
Penggunaan Data Room
Data sensitif biasanya ditempatkan dalam secure data room, baik fisik maupun virtual. Dari sini, advokat dapat mengakses dokumen secara aman dengan pengawasan ketat. Beberapa prinsip pentingnya adalah:
- Hak akses terbatas – hanya pihak yang berwenang bisa membuka data sesuai level sensitivitasnya.
- Jejak aktivitas tercatat – setiap akses tersimpan dalam log, sehingga lebih transparan.
- Keamanan sistem – perlindungan dari risiko kebocoran maupun hacking.
Dengan data room, due diligence bisa berjalan lebih efisien tanpa mengorbankan keamanan informasi.
Mengurangi Risiko Hukum
Advokat juga perlu menerapkan langkah praktis agar pengelolaan data tetap patuh regulasi. Beberapa cara yang efektif antara lain:
- Membatasi akses – data hanya diberikan kepada pihak yang benar-benar membutuhkan.
- Menghapus data tidak relevan – agar informasi yang tersisa lebih fokus dan penting.
- Menggunakan sistem aman – rekam jejak aktivitas tersimpan rapi, memudahkan kontrol jika ada audit.
Dengan cara ini, risiko kebocoran bisa ditekan sekaligus melindungi klien dari potensi tuntutan hukum.
Dokumentasi dan Pencatatan
Setiap tindakan terkait data pribadi harus terdokumentasi dengan baik. Hal ini bukan sekadar formalitas, tetapi juga bagian dari profesionalitas seorang lawyer. Poin pentingnya mencakup:
- Mencatat akses data – siapa yang membuka, kapan, dan untuk tujuan apa.
- Menyimpan catatan persetujuan – baik dari klien maupun perusahaan target.
- Membuat laporan rutin – status keamanan data dan kondisi data room.
- Menunjukkan profesionalisme – saat regulator atau pihak lain menanyakan prosedur pengelolaan data.
Dokumentasi lengkap membantu menunjukkan bahwa proses due diligence dilakukan sesuai standar kepatuhan tinggi, sehingga risiko hukum berkurang dan reputasi lawyer tetap terjaga.
Gunakan Legal Hero! Solusi Riset Hukum 10x Lebih Cepat dengan AI
Legal Hero hadir sebagai solusi AI hukum yang membantu advokat meninjau dokumen hingga memastikan kepatuhan dengan cepat dan aman. Coba Legal Hero sekarang dan jalankan due diligence dengan lebih efisien dan aman!
Kunjungi https://database.hukumku.id untuk informasi selengkapnya.
