Record of Processing Activities (ROPA) menjadi salah satu elemen penting dalam kepatuhan terhadap Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP). Di tengah meningkatnya aktivitas digital yang melibatkan pengumpulan dan pemrosesan data, organisasi dituntut untuk memiliki dokumentasi yang jelas, lengkap, dan dapat dipertanggungjawabkan terkait seluruh aktivitas pemrosesan data pribadi. Dokumentasi inilah yang dikenal sebagai ROPA.
ROPA bukan sekadar catatan administratif. Fungsinya mencakup akuntabilitas, audit internal, hingga bukti kepatuhan ketika otoritas meminta penjelasan. Pemahaman yang tepat mengenai ketentuan ROPA dalam UU PDP menjadi dasar penting untuk tata kelola data yang aman dan bertanggung jawab.
Kewajiban Record of Processing Activities dalam UU PDP
UU No. 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi tidak secara eksplisit menyebut istilah Record of Processing Activities (ROPA). Namun, kewajiban untuk melakukan pencatatan seluruh aktivitas pemrosesan tercantum dalam Pasal 31 UU PDP:
Pengendali Data Pribadi wajib melakukan perekaman terhadap seluruh kegiatan pemrosesan Data Pribadi.
Kewajiban ini menuntut pengendali data untuk mengetahui:
- Data apa saja yang dikumpulkan
- Untuk tujuan apa data diproses
- Dengan siapa data dibagikan
- Bagaimana data dilindungi
- Berapa lama data disimpan
Prinsip transparansi dan akuntabilitas dalam UU PDP menyebabkan setiap aktivitas pemrosesan harus dapat ditelusuri kembali (traceable), terutama ketika terjadi insiden, komplain, atau pemeriksaan oleh otoritas.
Dengan demikian, ROPA berfungsi sebagai bukti bahwa pengendali data memahami dan mengendalikan seluruh alur pemrosesan sesuai prinsip UU PDP.
Baca Juga: MK Ubah Tafsir Pasal 53 UU PDP: Apa Dampaknya bagi Pengendali dan Prosesor Data?
Elemen Wajib dalam Record of Processing Activities
ROPA harus memuat informasi lengkap mengenai seluruh proses pengolahan data pribadi dalam organisasi. Beberapa elemen minimal yang harus dicantumkan meliputi:
1. Identitas Pengendali Data dan Data Protection Officer (DPO)
Mencakup nama badan usaha, alamat, kontak resmi, serta informasi DPO jika ditunjuk.
2. Sumber Data Pribadi
Menjelaskan dari mana data diperoleh, misalnya langsung dari subjek data, melalui pihak ketiga, atau dari sistem internal.
3. Tujuan Pemrosesan Data
Setiap tujuan harus dijelaskan secara spesifik, seperti pemasaran, verifikasi identitas, analisis bisnis, atau penyimpanan arsip.
4. Jenis Data Pribadi yang Diproses
Termasuk data umum (nama, alamat, nomor kontak) maupun data spesifik (data kesehatan, biometrik, data finansial).
5. Kategori Subjek Data
Seperti pelanggan, pengguna aplikasi, karyawan, mitra bisnis, atau peserta layanan.
6. Pihak yang Menerima atau Mengakses Data
Meliputi internal (divisi tertentu) maupun eksternal (vendor, penyedia cloud, mitra layanan).
7. Masa Retensi Data
Berisi lama penyimpanan data sesuai kebijakan internal dan ketentuan hukum.
8. Mekanisme Pengamanan Data
Dokumentasi langkah-langkah teknis dan organisasi, seperti enkripsi, kontrol akses, audit log, dan kebijakan keamanan informasi.
ROPA harus dibuat dalam bentuk tertulis, elektronik maupun non-elektronik, diperbarui secara berkala, dan wajib ditunjukkan kepada otoritas pengawas apabila diminta.
Manfaat dan Implikasi Praktis ROPA bagi Pengendali Data
Penyusunan ROPA yang baik memberikan dampak signifikan bagi organisasi:
1. Memetakan Alur Pemrosesan Data Secara Menyeluruh
ROPA membantu organisasi mengetahui siapa mengakses data tertentu, untuk tujuan apa, dan bagaimana data tersebut mengalir.
2. Mempermudah Kepatuhan terhadap UU PDP
Saat regulator melakukan pemeriksaan, organisasi dapat menunjukkan ROPA sebagai bukti akuntabilitas dan kontrol.
3. Mempercepat Penanganan Insiden Keamanan
Ketika terjadi kebocoran data, ROPA memudahkan tim keamanan menemukan titik kelemahan dan menentukan langkah respons insiden.
4. Meningkatkan Kepercayaan Pengguna
Dokumentasi yang rapi menunjukkan bahwa organisasi serius menjaga privasi dan keamanan data pribadi.
5. Memperkuat Tata Kelola Data
ROPA membantu mengidentifikasi risiko, mengurangi praktik pemrosesan data yang tidak perlu, serta meningkatkan efisiensi operasional.
Dengan demikian, menjaga ROPA tetap mutakhir bukan sekadar kewajiban hukum, tetapi fondasi tata kelola data yang aman dan berkelanjutan.
