Terdapat sejumlah tips penting dalam membuat surat penawaran tender proyek. Beberapa hal krusial mulai dari pemahaman terhadap syarat, isi, keunggulan, penggunaan bahasa, dan kelengkapan, sekiranya wajib untuk diperhatikan.
Bagaimana tips membuat surat penawaran tender proyek? Artikel ini membahas sejumlah tips penting dalam pembuatan surat penawaran tender, lampiran yang dibutuhkan untuk mendukung penerimaan, hingga konsultasi tertentu.
1. Pemahaman Mendalam tentang Persyaratan Tender
Sebelum melakukan penyusunan tender, penulis terlebih dahulu wajib memahami berbagai dokumen tender yang biasa disampaikan untuk penawaran. Dengan begitu, surat yang nantinya dibuat dapat secara spesifik menunjukkan tawaran tendernya.
Adapun persyaratan tender sendiri perlu dipahami, baik secara dokumen maupun teknis penyampaian. Persyaratan ini harus dipenuhi oleh surat penawaran tender supaya bisa diterima pihak yang ditawarkan.
2. Menyusun Isi Surat dengan Jelas dan Efisien
Tips penting dalam membuat surat penawaran tender kedua membahas perihal kejelasan isi surat dan efisiensinya. Jelasnya surat yang ditulis dapat dipantau melalui proses penyuntingan, pastikan tidak ada kata yang rancu (dua makna).
Efisien dalam KBBI berarti tepat dan tidak membuat sesuatu, mengartikan bahwa surat penawaran tender wajib singkat dan padat. Adapun cara menyusun surat yang jelas dan efisien ini berlaku juga untuk detail teknis maupun detail finansialnya.
Perihal teknis misalnya, Anda bisa memulai dari penulisan tanggal, salam hormat, maksud dan tujuan, dan mekanisme jika setuju. Dalam mekanisme yang dimaksud, rincian finansial mengenai biaya yang ditawarkan harus pula ditulis.
3. Menonjolkan Keunggulan Perusahaan
Unggul merupakan kondisi ketika suatu hal lebih tinggi, berharga, atau berkualitas, dibandingkan dengan hal serupa jenis lain. Menonjolkan keunggulan perusahaan berarti memberikan informasi terkait kelebihan perusahaan.
Cara menunjukkan keunggulan perusahaan bisa dimunculkan sesuai visi atau kebutuhan tender yang dimaksud. Sebutkan pula rincian bagaimana produk yang Anda tawarkan, manfaatnya jika dibeli, atau bahkan pemberian diskon jika diambil dengan kuantitas melimpah.
Anda juga bisa memantau bagaimana perusahaan-perusahaan lain menunjukkan produknya. Dengan begitu, Anda dapat mengambil celah kecil tertentu sebagai keunggulan yang tidak didapatkan dari para pesaing.
4. Penggunaan Bahasa yang Profesional dan Persuasif
Tips penting dalam membuat surat penawaran tender keempat yaitu menggunakan bahasa profesional atau bahasa formal. Selain sebagai formalitas, bahasa yang baku bisa memberikan informasi secara lebih sederhana (tidak bertele-tele).
Untuk meningkatkan daya tarik pihak yang ditawarkan, Anda dapat menulis bahasa yang sifatnya persuasif (mengajak). Tips untuk menulis bahasa yang seperti ini harus jelas alasannya.
Misal “untuk memenuhi kebutuhan… harus ada …., ayo bekerja sama dengan kami untuk memenuhi kebutuhan tersebut”.
5. Lampiran yang Mendukung
Surat penawaran tender juga membutuhkan berbagai lampiran pendukung meskipun tidak disyaratkan. Hal ini penting karena bisa meningkatkan penilaian pihak yang ditawarkan terhadap tim yang menawarkan tender.
Riwayat perusahaan yang baik tentunya bisa memberikan kepercayaan tambahan bagi konsumen. Beberapa lampiran yang dapat dicantumkan meliputi lisensi atau perizinan, sertifikat, dan portofolio proyek terakhir.
6. Memastikan Keakuratan dan Kelengkapan Surat
Setelah lima poin di atas rampung, Anda dapat memastikan terlebih dahulu bahwa surat penawaran tender lengkap dan akurat. Kelengkapan bisa dicek mulai dari isi, keunggulan yang tertulis, sampai lampirannya.
Adapun keakuratan surat penawaran tender penting pula diperhatikan dan mampu menjawab pertanyaan apakah penawaran tersebut dibutuhkan. Dengan begitu, pihak penerima dapat menerima informasi sejelas-jelasnya.
7. Konsultasi dengan Ahli
Sebelum finalisasi surat penawaran tender dilakukan, pembuat tulisan diimbau untuk konsultasi terlebih dahulu. Beberapa pihak yang dapat diajak untuk berkonsultasi misalnya para ahli hukum atau konsultan-konsultan bisnis. Hukumku menjadi solusi untuk anda yang ingin mendapatkan saran dari ahli hukum terkait dengan surat penawaran tender yang anda buat.
Konsultasi dalam tahapan ini dijalankan untuk memastikan apakah surat tersebut sudah sesuai syarat kepatuhan atau belum. Kemudian membantu pula pengecekan terhadap efektivitas kata, rincian teknis, dan finansial di dalamnya.
Kesimpulan
Berdasarkan tips penting dalam pembuatan surat penawaran tender di atas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Pemahaman terhadap persyaratan tender perlu dijadikan poin pertama karena penulis wajib mengetahui spesifikasi surat yang sesuai syarat.
Kemudian penyusunan isi surat perlu dilakukan secara jelas, efisien, mampu menonjolkan keunggulan perusahaan, dan memastikan bahasanya profesional. Bukan hanya itu, penulisan bahasa persuasif bisa disampaikan untuk menarik minat pihak yang ditawarkan.
Pelampiran dokumen pendukung juga diperlukan untuk menambah penilaian terhadap perusahaan. Begitu pula dengan konsultasi yang dapat dilakukan agar surat penawaran tender sesuai kepatuhan dan maksimal efektivitasnya.
Anda bisa menggunakan aplikasi Hukumku untuk mencari konsultan, termasuk untuk pembuatan surat penawaran tender. Ayo segera Download Hukumku!
