Tips mempersiapkan berita acara RUPS agar memenuhi ketentuan hukum menjadi poin penting yang perlu diperhatikan PT. Akta berita acara Rapat Umum Pemegang Saham ini bisa dibuat secara autentik oleh direksi, yakni melibatkan notaris ketika pembuatannya.
Artikel ini menjelaskan apa itu berita acara RUPS, apakah wajib dibuat, dan bagaimana cara menyusunnya sesuai ketentuan hukum.
Apa itu Berita Acara RUPS?
RUPS merupakan bagian perseroan yang punya wewenang, khususnya tidak diberikan pada direksi maupun dewan komisaris, sebagaimana tertulis dalam Pasal 1 nomor 4 UU PT. Adapun berita acara RUPS merupakan rangkuman dari kegiatan rapat tersebut.
Berita acara RUPS atau risalah RUPS merupakan dokumen yang menyajikan berbagai hasil rapat, baik itu keterangan, peristiwa, poin, hingga keputusan forum. Dengan begitu, tujuan berita acara RUP adalah menyampaikan apa yang telah dilakukan selama proses rapat beserta hasil yang diperoleh dari kegiatannya.
Merujuk Pasal 90 UU PT, berita acara RUPS wajib dibuat dan ditandatangani oleh Ketua Rapat dan minimal satu pemegang saham yang ditunjuk oleh para peserta rapat. Hal ini berlaku jika berita acara RUPS dibuat dengan akta notaris
Adapun RUPS menjadi salah satu agenda tahunan perusahaan. Aktivitas RUPS Tahunan digelar maksimal enam bulan pasca buku ditutup atau berakhir, sebagaimana diatur dalam Pasal 78 Undang-Undang Perseroan Terbatas (UU PT).
Terdapat pula RUPS Luar Biasa yang bisa diselenggarakan pada waktu tertentu mengikuti kepentingan perusahaan. Pasal 78 ayat (4) UU PT menyebutkan kegiatan ini bisa dijalankan seandainya ada situasi genting, merujuk pada kondisi yang telah diatur lewat anggaran dasar perusahaan.
Apakah Wajib Membuat Berita Acara RUPS?
Pasal 90 UU PT menyebutkan bahwa berita acara RUPS wajib dibuat. Dengan begitu, berita acara RUPS secara hukum menjadi salah satu dokumen wajib yang harus dibuat pasca pengadaan Rapat Umum Pemegang Saham.
Ketentuan ini juga tercantum dalam Pasal 100 ayat (1) poin a UU PT berikut:
“Direksi wajib membuat daftar pemegang saham dan daftar khusus, risalah RUPS dan risalah rapat Direksi.”
Dalam keterangan bunyi pasal di atas, disebutkan terkait kewajiban direksi dalam pembuatan risalah RUPS atau berita acara RUPS. Oleh sebab itu, berita acara RUPS perlu dibuat oleh direksi demi menyampaikan berbagai aktivitas rapatnya.
Lantas, bagaimana cara membuat berita acara RUPS sesuai ketentuan hukum?
Sesuai peraturan yang berlaku, format berita acara RUPS sudah ditetapkan lewat penulisan berbahasa Indonesia. Selain itu, wajib pula melampirkan tanda tangan notaris dan peserta/saksi rapat, dokumen penunjang, undangan, bukti pemanggilan, tanda terima panggilan, hingga jadwal pengadaannya.
Cara Membuat Berita Acara RUPS Sesuai Ketentuan Hukum
Langkah membuat berita acara RUPS sesuai ketentuan hukum dapat dipraktikan direksi secara mandiri atau lewat bantuan pihak ahli. Kebutuhan hadirnya pihak ahli ini bisa membantu direksi dalam merinci informasi wajib yang harus tercantum di dalam risalah.
Berikut cara membuat berita acara RUPS sesuai ketentuan hukum.
1. Menuliskan judul, waktu pelaksanaan, dan pihak yang hadir
Sebagai langkah pertama, Anda bisa menulis dengan bahasa Indonesia untuk menyampaikan judul, waktu pelaksanaan, dan pihak yang hadir di RUPS. Berhubungan dengan itu, jadwal ditulis lengkap mulai dari hari, tanggal, jam, dan lokasinya.
Sementara penulisan pemegang saham yang hadir di rapat wajib mencantumkan nama lengkap, nomor induk kependudukan (NIK), hingga perannya di dalam memegang saham PT Anda.
2. Menulis kesepakatan pengadaan rapat, perencanaan, dan dokumen penunjang
Anda bisa lanjut menuliskan dalam bentuk paragragraf mengenai kesepakatan pengadaan rapat untuk perencanaan agenda PT periode tertentu. Oleh sebab itu, paragraf ini perlu diisi dilengkapi dengan penulisan nama PT, alasan pengadaan rapat, dan periode rencana kegiatan utamanya.
Penulisan kesepakatan maupun perencanaan agenda ini juga perlu menambahkan sejumlah dokumen penunjang. Anda bisa menulis “berdasarkan dokumen…., maka…..”, sebagai dasar utama dalam perencanaan.
3. Menulis hasil keputusan RUPS
Rapat tentunya akan berisi berbagai macam penyampaian, baik dari pihak penyelenggara maupun pemegang saham yang hadir. Oleh sebab itu, kesepakatan yang dihasilkan dari pengadaan RUPS wajib ditulis dalam berita acara RUPS.
Anda bisa menulis hasil keputusan RUPS melalui paragraf, seandainya hasil keputusan merujuk pada satu hal dan ingin fokus membahas rinciannya. Namun demikian, keputusan yang banyak bisa disampaikan dalam bentuk poin-poin.
4. Menulis penutup dan ditandatangani
Seperti surat pada umumnya, berita acara RUPS wajib ditutup dengan paragraf tertentu. Kemudian dilanjutkan dengan pemberian tanda tangan Ketua Rapat dan pemegang saham (anggota rapat) yang hadir.
Adapun pemegang saham yang hadir dan perlu menandatangani dokumen berita acara RUPS adalah mereka yang namanya terlampir pada langkah nomor 1. Minimal terdapat satu orang hadirin rapat yang menandatangani dokumen ini.
Penutup
Berdasarkan pembahasan di atas, kita dapat melihat bahwa berita acara RUPS atau risalah RUPS merupakan berita agenda kegiatan RUPS yang telah diselenggarakan. Cara membuat berita acara RUPS agar sesuai ketentuan hukum wajib mencantumkan poin-poin dan format tertentu.
Sehubungan dengan pembuatan berita acara RUPS ini, Anda bisa melibatkan pihak jasa pembuatan berita acara yang mengerti tentang hukum. Anda dapat menggunakan jasa pembuatan berita acara bersama Tim Hukumku.
