Apa Itu Surat Paklaring?
Surat paklaring adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan atau instansi untuk menyatakan bahwa seorang karyawan pernah bekerja di tempat tersebut. Dokumen ini biasanya mencakup informasi penting seperti nama karyawan, posisi yang dijabat, masa kerja, dan keterangan lain yang relevan tentang kinerja atau perilaku selama bekerja.
Dalam KUH Perdata Pasal 1602z menyebutkan sudah menjadi kewajiban majikan (atasan/pemimpin) untuk memberikan sebuah surat yang menjelaskan hubungan pekerjaan dan deskripsi pekerjaan si buruh (karyawan) selama bekerja di tempat tersebut.
Paklaring diberikan setelah berakhirnya masa kerja atau terjadi pemutusan kerja. Berbeda dengan surat pernyataan kerja, paklaring merupakan dokumen yang menyatakan bahwa si karyawan pernah bekerja di perusahaan/instansi, sementara surat keterangan kerja menginformasikan bahwa karyawan masih bekerja di perusahaan/instansi tersebut.
Tim Penulis Hukumku akan membahas apa itu paklaring, fungsi, syarat untuk mendapatkan surat paklaring, dan formatnya.
Apa Fungsi Surat Paklaring?
Penerbitan paklaring memiliki fungsi sebagai tanda bukti sah bahwa karyawan telah benar bekerja di suatu tempat dengan jangka waktu tertentu dan merupakan dokumen resmi sebagai penunjuk data diri karyawan. Berikut adalah beberapa fungsi atau kegunaan surat paklaring:
- Bukti pengalaman kerja
- Refrensi
- Pencairan dana BPJS Ketenagakerjaan
- Pengajuan beasiswa
- Pengajuan pinjaman atau kartu kredit
Dengan demikian, penggunaan surat paklaring bukan hanya sebatas refrensi untuk melamar pekerjaan baru, tapi juga bisa digunakan sebagai syarat administratif.
Baca Juga
Bagaimana Cara Mendapatkan Surat Paklaring?
Seperti yang sudah disinggung, dalam Pasal 1602z Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUH Perdata), perusahaan/majikan memiliki kewajiban untuk mengeluarkan surat paklaring untuk pekerjanya. Jika pihak perusahaan/instansi menolak untuk mengeluarkan dan memberikan informasi tidak benar tentang karyawan, maka perusahaan/instansi tersebut bertanggung jawab atas segala kerugian yang muncul.
Baca Juga: Ingin Tanda Tangan Kontrak Kerja? Perhatikan Hal Ini Terlebih Dahulu
Merujuk pada dasar hukum tersebut, maka dapat dikatakan bahwa perusahaan wajib mengeluarkan surat pakraling kepada karyawan yang sudah berakhir masa kerjanya. Tak hanya itu, perusahaan/instansi juga harus memberikan surat pakraling untuk pekerja yang dipecat.
Jika seorang pekerja tidak mendapatkan surat paklaring karena memiliki masalah dengan perusahaan, ia bisa melakukan konsultasi hukum secara online melalui platform Hukumku.
Adapun, Hukumku menyediakan layanan bantuan hukum lengkap dengan dukungan dari ratusan mitra advokat profesional di berbagai bidang. Anda bisa mendapatkan saran langsung dari ahli hukum dengan biaya yang terjangkau, hanya Rp50 ribu untuk sesi konsultasi selama 30 menit melalui smartphone.
Lantas, apa saja syarat untuk memperoleh surat paklaring? Berikut adalah beberapa poinnya:
- Memutus hubungan kerja secara baik
- Telah memenuhi semua kewajiban di tempat kerja
- Telah memenuhi masa kerja minimal satu tahun
Baca Juga: Bagaimana Jika Kontrak Kerja Dibatalkan Setelah Penandatanganan?
Agar surat paklaring dapat diterbitkan, karyawan perlu terlebih dahulu mengajukan permohonan secara resmi kepada perusahaan, disertai dengan penjelasan yang jelas mengenai tujuan penggunaan surat tersebut. Setelah permohonan diterima, perusahaan akan melakukan proses verifikasi data. Jika semua informasi sudah sesuai dan lengkap, maka surat paklaring akan diterbitkan dan diserahkan kepada karyawan.
Perbedaan Surat Paklaring dengan Surat Pengalaman Kerja
Paklaring dan surat pengalaman kerja merupakan dokumen ketenagakerjaan yang diperlukan dalam berbagai urusan administratif. Perbedaan surat paklaring dengan surat pengalaman kerja terletak pada cakupan informasinya.
Kedua surat tersebut memiliki isi yang hampir sama, tetapi pada surat paklaring mencantumkan alasan berhenti kerja, sementara surat pengalaman kerja menekankan pada informasi terkait kinerja. Dalam praktiknya, penerbitan surat tersebut mencakup masa kerja minimal penyelesaian kewajiban pekerjaan, serta pengunduran diri sesuai prosedur perusahaan.
Contoh dan Format Penulisan Surat Paklaring
Surat paklaring pada umumnya memiliki struktur sebagaimana surat pada umumnya. Namun perlu dicatat, bahwa surat paklaring tidak bisa dibuat sendiri.
Dalam sebuah perusahaan, yang berhak untuk mengurus surat tersebut adalah mereka yang memiliki wewenang administrasi seperti direktur, HRD, manajer, atau Bagian Administrasi dan Kepegawaian apabila yang menerbitkan adalah instansi pemerintahan.
Berikut adalah format penulisannya:
- Kop Surat
- Perihal
- Identitas Karyawan
- Masa Kerja
- Keterangan tentang Kinerja
- Alasan berhenti kerja
- Pengesahan
- Tanda Tangan dan Stempel
Sebagai tambahan informasi, berikut adalah contoh surat paklaring untuk Alfamart. Namun perlu dicatat, data seperti nama, alamat, nomor KTP, dan nomor surat merupakan karangan yang bertujuan untuk memberikan informasi.
PT SUMBER ALFARIA TRIJAYA Tbk
Jl. MH. Thamrin No. 9, Cikokol, Tangerang, Banten 15117
Telp: (021) 55755966 | Website: www.alfamart.co.id
SURAT PAKLARING
Nomor: 045/HRD/PKL/IV/2025
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Andi Wijaya
Jabatan: Human Resources Supervisor
Alamat Kantor: Alfamart Cabang Cikokol, Tangerang
Dengan ini menerangkan bahwa:
Nama: Budi Santoso
Tempat, Tanggal Lahir: Bekasi, 10 Oktober 1996
Nomor KTP: 3201101010960001
Alamat: Jl. Cendana Raya No. 12, Tambun Selatan, Bekasi
Jabatan Terakhir: Crew Store
Unit Kerja: Alfamart Cabang Harapan Indah
Masa Kerja: 10 Januari 2020 – 31 Maret 2025
Selama bekerja di perusahaan kami, Saudara Budi Santoso menunjukkan sikap kerja yang baik, disiplin, dan mampu bekerja sama dengan tim. Surat ini dibuat sebagai bukti bahwa yang bersangkutan pernah bekerja di PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk, dan telah mengundurkan diri secara baik-baik.
Surat ini dapat digunakan sebagaimana mestinya, termasuk untuk keperluan melamar pekerjaan, pengajuan BPJS Ketenagakerjaan, atau kebutuhan administrasi lainnya.
Demikian surat ini dibuat dengan sebenarnya untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya.
Tangerang, 5 April 2025
Hormat kami,
PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk
Cabang Cikokol, Tangerang
ttd & stempel perusahaan
Andi Wijaya
HR Supervisor
